Как выбрать рутину, которую стоит отдать агенту

Это первое, что нужно сделать до интенсива. Не установить программу — выбрать задачу.

Причина простая. Практика идёт кругами, каждый круг — на вашей собственной работе. Тот, кто приезжает без выбранной задачи, тратит первый круг на поиск, отстаёт на втором и до третьего доходит без результата. Полчаса подготовки дома стоят половины дня в зале.

Пять признаков подходящей рутины

Задача годится, если про неё можно сказать «да» пять раз.

Она повторяется. Не разовый проект, а то, что вы делаете еженедельно или ежемесячно. Разовое отдавать бессмысленно: пока опишете, успеете сделать руками.

Она ест ваше время. Не пять минут в месяц. Ориентир — от часа в неделю или от полудня в месяц. Иначе выигрыш не заметите даже если всё получится.

У неё есть осязаемый выход. Записка, таблица, письмо, справка, подборка, бриф. Что-то, что можно положить на стол. «Быть в курсе рынка» — не выход, «еженедельная сводка по трём конкурентам на одну страницу» — выход.

Результат можно проверить. Вы способны за пару минут посмотреть и сказать «годится» или «не годится». Если проверка требует недели наблюдений, на интенсиве вы не поймёте, получилось ли.

Она прогоняется целиком за неделю. Не за квартал. Цикл должен успеть закрыться, пока вы помните, что делали.

Четыре ловушки

Слишком крупно. «Автоматизировать подготовку к совету директоров» — это не рутина, это направление. Внутри него есть настоящая рутина: например, собрать из четырёх отчётов менеджмента одну страницу с расхождениями к прошлому кварталу. Берите её.

Слишком лично и без выхода. «Помогать мне думать» — нечего проверять и нечего показать. Мышление не рутина.

Чужая рутина. Задача помощника или аналитика, которую вы сами никогда не делаете. Вы не сможете отличить хороший результат от плохого, а значит не сможете и настроить.

Самая больная. Соблазн взять то, что бесит сильнее всего. Обычно это и самое запутанное. Первую рутину берут не по силе боли, а по ясности: чем понятнее, что должно получиться, тем быстрее вы увидите работающий результат — и тем охотнее возьмётесь за вторую.

Проверка за две минуты

Возьмите лист и ответьте на три вопроса про своего кандидата.

1. Что именно я получаю на выходе? Опишите артефакт одним предложением, с формой и объёмом.
2. Как часто и сколько времени это у меня отнимает?
3. По какому признаку я пойму, что результат годный?

Если на третий вопрос ответа нет — задача не готова. Это не значит, что она плохая: значит, вы ещё не решили, что считаете хорошим результатом. Разбор этого — в материале «Планка и граница».

Если выбрать не получается — пусть вас опросят

Самая частая жалоба на этом шаге звучит так: «у меня всё рутина» или, наоборот, «у меня нет ничего повторяющегося». И то и другое означает одно — с чистого листа формулировать трудно.

Есть приём, который снимает это почти полностью. Отвечать на вопросы гораздо легче, чем сочинять. Поэтому не формулируйте сами — попросите себя опросить.

Откройте модель и напишите примерно так:

Я член совета директоров и руководитель. Помоги мне найти в моей неделе задачу, которую стоит отдать агенту. Опрашивай меня по одному вопросу за раз: что повторяется, что съедает время, где я делаю руками то, что можно описать словами. Не предлагай решений, пока не задашь хотя бы восемь вопросов. Потом назови трёх кандидатов и объясни, почему именно они.

Дальше просто отвечайте. Обычно нужный кандидат всплывает на пятом-шестом вопросе, причём часто не тот, о котором вы думали вначале.

Тот же приём работает и на следующем шаге — когда рутина выбрана, но описать её тяжело:

Задача выбрана: [назовите её]. Теперь проинтервьюируй меня по ней. Что на входе, что на выходе, кто адресат результата, что я считаю хорошим результатом, чего в результате быть не должно. По одному вопросу за раз. В конце собери всё в одно описание задачи и покажи мне.

На выходе получается описание, которое вы сами бы не написали, — не потому, что не знаете, а потому, что не задали бы себе этих вопросов.

Три примера из практики директоров

Сводка по портфелю. Раз в месяц собрать из отчётов управляющих компаний одну страницу: что изменилось, где отклонение от плана, какие три вопроса задать на следующей встрече. Повторяется, ест полдня, выход осязаемый, проверяется взглядом.

Разбор входящего документа. Пришёл договор, инвестиционный меморандум, отчёт подрядчика — получить структурированную выжимку: суть, обязательства, риски, чего не хватает. Повторяется постоянно, экономит часы.

Подготовка к встрече. Перед разговором с человеком или компанией собрать досье из своих же материалов: что обсуждали в прошлый раз, что обещали, что изменилось с тех пор. Формат один и тот же, содержание разное — идеальный кандидат.

Общее у всех трёх: понятно, что на выходе, и понятно, как проверить. Ваша задача до интенсива — назвать одну такую и записать по ней три ответа выше.